Politica de confidențialitate

Elysium Memorial · Versiunea 1.0 · Aplicabilă din 25 iulie 2026

Această politică explică modul în care sunt prelucrate datele persoanelor vii atunci când folosesc elysiummemorial.ro, creează sau administrează un memorial, trimit un mesaj, aprind o lumânare, formulează o raportare ori solicită participarea la pilot.

1. Operatorul datelor

În etapa pilotului gratuit, platforma Elysium Memorial este operată de Ionel-Eduard Scarlat, în calitate de operator al datelor cu caracter personal.

Contact general și solicitări privind datele personale: contact@elysiummemorial.ro

Raportări privind conținutul: raportari@elysiummemorial.ro sau formularul disponibil la /raportare-continut/

Solicitări privind memorialele, colaborările și firmele funerare: solicitari@elysiummemorial.ro

Elysium Memorial este denumirea serviciului și a proiectului. La activarea comercială, această secțiune va fi actualizată cu identitatea completă, sediul profesional și datele fiscale ale entității care va prelua operarea.

2. Cui i se aplică această politică

Politica se aplică utilizatorilor cu cont, creatorilor și administratorilor memorialelor, persoanelor care trimit contribuții, raportorilor, reprezentanților firmelor funerare, persoanelor vii care apar în materiale și vizitatorilor identificabili prin date tehnice.

Regulamentul general privind protecția datelor nu se aplică direct datelor unei persoane decedate. Memorialele pot conține însă date despre persoane vii, iar memoria, imaginea, demnitatea și reputația persoanei comemorate beneficiază de protecția dreptului român. Elysium tratează întregul conținut memorial cu prudență și aplică reguli de moderare, raportare și eliminare.

3. Datele pe care le prelucrăm

3.1. Cont și autentificare

Prelucrăm numele complet, adresa de email, numele tehnic de utilizator, parola stocată securizat prin mecanismele WordPress, tipul contului, confirmarea vârstei minime, versiunea Termenilor acceptată, data și ora acceptării și informațiile necesare securității contului.

Parola nu este vizibilă operatorului în formă lizibilă.

3.2. Creatorul și administratorul memorialului

Prelucrăm numele, adresa de email, relația declarată cu persoana comemorată, identificatorul contului, declarațiile privind dreptul legitim de creare, istoricul administrării, solicitările de transfer, modificare, schimbare a vizibilității, trecere la alt nivel și ștergere.

Formularul public activ nu stochează telefonul creatorului, IP-ul brut al declarației, user-agentul ori seria certificatului de deces. Într-o contestație credibilă sau într-o verificare justificată, Elysium poate cere informații ori dovezi suplimentare printr-un canal controlat. Se solicită numai ceea ce este proporțional cu riscul, iar copiile integrale ale actelor sunt evitate.

3.3. Datele memorialului

Pot fi prelucrate numele persoanei comemorate, datele de naștere și deces, localitatea, locul de odihnă, mesajul familiei, povestea vieții, fotografia principală, galeria, materialul video disponibil nivelului activ, zile speciale, setările de vizibilitate și participare, identificatorul public, codul QR și istoricul moderării.

Fotografiile trebuie să provină din timpul vieții. Imaginile cu persoana după deces sunt excluse. La încărcarea fotografiilor, platforma elimină metadatele tehnice EXIF/XMP atunci când procesarea poate fi realizată în siguranță. O fotografie care nu poate fi curățată este respinsă.

3.4. Persoane vii prezente în conținut

Textele, fotografiile, materialele video și mesajele pot conține nume, imagini sau alte informații despre persoane vii. Persoana care încarcă materialul trebuie să aibă dreptul și justificarea necesare. Elysium poate ascunde sau elimina materialul la cererea unei persoane afectate ori în urma unei raportări credibile.

Datele medicale, intime, religioase, financiare, datele de identificare națională, adresele exacte și alte informații sensibile despre persoane vii nu trebuie publicate în memorial.

3.5. Condoleanțe și alte contribuții

Pentru trimiterea unui mesaj prelucrăm numele afișat, adresa de email pentru verificare, textul mesajului, memorialul vizat, data trimiterii și statusul moderării. Adresa de email nu este afișată public.

Pentru mesajele asociate memorialelor, adresa IP este pseudonimizată imediat printr-un hash criptografic, iar user-agentul nu este păstrat în câmpul comentariului.

3.6. Lumânări digitale

La aprinderea unei lumânări putem prelucra numele ales sau mențiunea „Anonim”, data, durata, memorialul, un identificator aleatoriu al vizitatorului și un hash criptografic derivat din adresa IP. Aceste elemente limitează aprinderile repetate și abuzul. Cookie-ul folosit pentru această funcție este descris în Politica cookies.

3.7. Suport, raportări și contestații

Prelucrăm numele, emailul, relația declarată, identificatorul memorialului, motivul, descrierea, eventualele dovezi, răspunsurile, măsurile aplicate și istoricul administrativ necesar soluționării.

Nu trimite prin formularele obișnuite CNP, copii integrale ale actelor de identitate, date bancare, parole sau documente medicale. Dacă o dovadă sensibilă devine necesară, Elysium va indica un canal și o limită clară.

3.8. Firme funerare

Pentru solicitarea unui link de partener prelucrăm denumirea firmei, localitatea, județul, persoana de contact, telefonul, emailul, website-ul ori pagina publică, mesajul transmis și confirmarea că solicitantul reprezintă firma.

În pilot, firma funerară distribuie linkul către familie. Familia își creează direct contul și decide asupra memorialului. Un flux în care firma ar prelucra date în numele Elysium va necesita condiții și responsabilități stabilite separat înainte de activare.

3.9. Plăți

În versiunea actuală, plățile reale și WooPayments sunt dezactivate. Elysium nu solicită date de card și nu efectuează tranzacții. Înaintea primei plăți reale, această politică va fi actualizată cu datele prelucrate, procesatorul de plăți, facturarea și perioadele de păstrare aplicabile.

3.10. Date tehnice și jurnale

Furnizorii de găzduire, securitate, cache și email pot prelucra adresa IP, data și ora, pagina accesată, evenimente de securitate și informații despre dispozitiv, în limitele necesare furnizării și protejării serviciului. Elysium păstrează în auditul propriu informații operaționale minimizate și evită copierea textelor, adreselor de email și motivelor integrale în jurnalele de audit.

4. De unde provin datele

Datele provin direct de la utilizator, de la persoana care trimite o contribuție ori raportare, de la firma funerară care solicită participarea, din funcționarea tehnică a site-ului și, în conflicte sau verificări, de la persoanele care prezintă dovezi ori clarificări.

Un administrator poate furniza informații despre alte persoane. În această situație, el răspunde pentru corectitudinea, necesitatea și dreptul de a transmite materialele.

5. Scopurile și temeiurile prelucrării

Furnizarea contului și a memorialului: executarea acordului solicitat de utilizator și efectuarea demersurilor necesare înainte de activare.

Administrarea, editarea, notificările operaționale, QR-ul și continuitatea pilotului: executarea acordului și interesul legitim de a furniza un serviciu funcțional, sigur și verificabil.

Moderarea, prevenirea duplicatelor, raportările, conflictele, securitatea și combaterea abuzului: interesul legitim al Elysium, al familiei și al persoanelor afectate, precum și îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile serviciilor de găzduire.

Păstrarea dovezii acceptării Termenilor și a deciziilor administrative: interes legitim și, unde este cazul, constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept.

Răspunsul la solicitări și contactarea firmelor funerare: demersuri solicitate de persoana de contact și interes legitim pentru gestionarea relației.

Obligații fiscale și comerciale: vor deveni aplicabile după activarea plăților și vor fi descrise înaintea primei tranzacții.

Consimțământul va fi cerut separat pentru o prelucrare opțională care îl necesită, precum marketingul prin email sau cookies de analiză. Retragerea consimțământului va produce efecte pentru viitor.

6. Ce devine public

Conținutul depinde de vizibilitatea aleasă:

Privat: acces limitat administratorului și persoanelor autorizate prin funcțiile disponibile.

Prin link: accesibil oricărei persoane care primește linkul. Linkul poate fi retransmis și nu funcționează ca o parolă.

Public: poate apărea în căutarea Elysium, în motoare de căutare, în cache-uri și în distribuiri realizate de utilizatori.

Numele și textul unei condoleanțe aprobate devin publice pe memorial. Emailul autorului nu este public. Setările de acces reduc expunerea în platformă, însă nu pot retrage copiile sau capturile realizate anterior de terți.

7. Cui putem transmite date

Datele pot fi accesate, în limitele rolului, de:

• operator și persoanele autorizate pentru suport, moderare, securitate și administrare;
• furnizorul de găzduire, infrastructură WordPress, backup, cache și securitate;
• furnizorul serviciului de email folosit pentru mesaje operaționale;
• consultanți juridici, tehnici sau de securitate obligați la confidențialitate;
• autorități ori instanțe, atunci când există o obligație legală sau o solicitare valabilă;
• publicul și motoarele de căutare, exclusiv pentru conținutul configurat Public;
• destinatarii linkului, pentru memorialele configurate Prin link.

Elysium nu vinde date personale și nu folosește materialele memorialelor pentru publicitate, profilare comercială sau antrenarea sistemelor de inteligență artificială fără o acceptare separată.

8. Transferuri internaționale

Elysium urmărește folosirea infrastructurii din Spațiul Economic European. Un furnizor tehnic poate implica prelucrare în afara SEE. În asemenea cazuri sunt folosite garanțiile prevăzute de legislația europeană, precum o decizie de adecvare sau clauze contractuale standard, după caz. Informații suplimentare privind furnizorii activi pot fi solicitate la contact@elysiummemorial.ro.

9. Perioade de păstrare

Contul și datele de administrare: pe durata contului și a memorialelor administrate; după o cerere de închidere, datele sunt eliminate sau limitate, cu păstrarea dovezilor necesare pentru obligații și reclamații.

Memorialul și materialele aprobate: pe durata activării; după aprobarea ștergerii se aplică perioada de siguranță de 7 zile. Memorialul plasat în coș este eliminat definitiv din baza activă după 30 de zile.

Copiile de siguranță: pot păstra temporar date reziduale până la suprascrierea lor în ciclul tehnic obișnuit; acestea nu sunt folosite pentru activitatea curentă.

Audit operațional minimizat: cel mult 365 de zile.

Mesaje în așteptare, spam sau coș: cel mult 30 de zile, apoi sunt eliminate.

Mesaje aprobate: cât timp memorialul rămâne activ sau până la eliminarea lor.

Solicitări de suport rezolvate: cel mult 365 de zile de la rezolvare, dacă o obligație ori un litigiu nu justifică o perioadă mai lungă.

Lumânări și identificatori anti-abuz: pe durata lumânării și pentru scurtul interval tehnic necesar curățării; cookie-ul are 1, 7 sau 30 de zile, în funcție de nivel.

Solicitări ale firmelor funerare fără colaborare activată: până la 12 luni de la ultimul contact.

Date de securitate ale infrastructurii: conform perioadelor furnizorului și necesității investigării incidentelor.

O obligație legală, o investigație, o contestație ori apărarea unui drept poate justifica păstrarea limitată a unor dovezi pentru o perioadă mai lungă.

10. Securitate și minimizare

Elysium aplică control de acces, separarea rolurilor, moderare, backup, jurnalizare minimizată, pseudonimizarea datelor de rețea din comentarii, eliminarea user-agentului, curățarea metadatelor fotografiilor și proceduri de ștergere.

Niciun serviciu online nu poate garanta securitate absolută. Utilizatorul păstrează parola confidențială, folosește o adresă de email sigură și raportează imediat accesul neautorizat.

11. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile GDPR, o persoană vie poate solicita accesul la date, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea acolo unde este aplicabilă și opoziția față de prelucrările bazate pe interes legitim. Persoana poate retrage un consimțământ pentru viitor.

Cererea se trimite la contact@elysiummemorial.ro și trebuie să permită identificarea solicitantului și a datelor vizate. Elysium poate cere o verificare proporțională a identității. Răspunsul este transmis, de regulă, în cel mult o lună, cu posibilitatea prelungirii prevăzute de lege pentru cereri complexe.

Drepturile unei persoane nu permit obținerea nejustificată a datelor altor persoane. Unele informații pot fi păstrate atunci când legea, securitatea, prevenirea abuzului sau apărarea unui drept o impun.

Pentru conținutul referitor la persoana decedată, familia sau o persoană afectată poate folosi procedura de raportare și regulile privind administrarea memorialului.

12. Minori

Conturile de creator și administrator sunt destinate persoanelor care au împlinit 18 ani. Conținutul referitor la minori și persoanele vulnerabile necesită o justificare legitimă, prudență sporită și respectarea drepturilor reprezentanților legali și ale persoanelor vii care apar în materiale.

13. Cookies

Site-ul folosește cookies strict necesare pentru autentificare, securitate, preferințe tehnice și prevenirea aprinderilor repetate ale lumânărilor. În pilot nu sunt active cookies de analiză sau marketing. Detaliile apar în Politica cookies.

14. Decizii automate și profilare

Elysium poate folosi reguli tehnice pentru detectarea duplicatelor, limitarea abuzului și semnalarea situațiilor care necesită revizuire. Deciziile materiale privind publicarea, transferul administrării, suspendarea și eliminarea sunt supuse controlului uman. Platforma nu realizează profilare comercială și nu ia decizii exclusiv automate cu efect juridic asupra utilizatorului.

15. Plângeri

Pentru clarificări, scrie mai întâi la contact@elysiummemorial.ro. Persoana vizată poate depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: https://www.dataprotection.ro/.

16. Modificarea politicii

Politica poate fi actualizată când se schimbă produsul, furnizorii, temeiurile sau obligațiile legale. Versiunea și data aplicării sunt afișate la început. Schimbările materiale care afectează un cont activ vor fi comunicate prin site, cont sau email, în funcție de impact.